【一斉送信メールを徹底解説！】～活用できるシーンとその送信方法～

社会人に必須のツールといえばメールです。個人間のやりとりだけでなく、一斉送信する機会もでてくるでしょう。

そんなときに必ず必要となるのが「TO」「CC」「BCC」を使い分ける知識です。

あなたはこれらの違いについて、きちんと理解していますか？

今回は、メールを一斉送信するときの宛先の使い分け方法と、その活用シーンなどについて解説します。

間違えて送信してしまうと大変な事態になりかねない一斉送信メールの基本をしっかり身につけておきましょう。

一斉送信メールってなに？

一斉送信メールとは、複数の宛先を指定して、同じ内容のメールをまとめて一斉に送信することです。
一斉送信において「TO」「CC」「BCC」を使い分けることは、必須の知識ともいえる“基本中の基本”。

「TO」「CC」「BCC」の違いを確認しながら、上手な使い分けについて考えてみましょう。

TO とは？

メインで見てほしい送信対象者を指します。
メールの「TO（宛先）」の箇所には、メールを送りたい相手のアドレスを入力します。

つまり「TO」は、＜○○様宛に送っているメールですよ＞という意思表示になります。

TO（宛先）は、複数名を指定して一斉に送信することも可能です。宛先に複数のメールアドレスを入力すれば、それぞれの宛先にメールが送信されます。

TO（宛先）の特徴は、「受信した人全員が、誰から誰宛に送信されたのか確認できる」ことにあります。

CC とは？

CC とはCarbon Copy（カーボンコピー）を略したもので、CCで受信した人はTOでやりとりしている当事者間の情報が閲覧でき、共有できる仕組みになっています。

CCで送信する相手に対しては、＜あなた宛てではないけれども、内容を共有しておいてくださいね＞という意思表示になります。

例えば、チームでプロジェクトを進行させている場合、当事者同士はTO（宛先）でやりとりして、上司やプロジェクトの他のメンバーなど、情報を一応共有しておいてもらいたい相手に対してはCCに入れて送信します。

あなたとAさんとのやりとりをBさんにも見ておいてもらいたい場合は、BさんをCCに入れて送信するのです。

ここで注意しなくてはならないのは、「TO やCCで送信した人の全員の名前やメールアドレスなどの情報が、お互いに開示される」という点です。

BCC とは？

BCCは「Blind Carbon Copy（ブラインドカーボンコピー）」を略した言葉で、ブラインドとある通り、「BCC」に入れて送信した人の名前やメールアドレスなどの情報は、TOやCCで受信した人に表示されません。

面識がない複数の相手にメールを一斉送信する場合は、メールアドレスが公開されると問題があるのでBCCに入れて送信します。

例えば、プロジェクトチームとのやりとりを、チームに伏せて上司にも共有したい場合、上司のアドレスをBCCに入れて送信します。

TO：to@gmail.com
CC：cc@gmail.com
BCC：bcc@gmail.com

この宛先を例にして、もう少し詳しく解説してみましょう。

to@gmail.comのメールを受信した人は、cc@gmail.comにもメールを送信していることがわかります。
また、送信先のすべての人に自分のアドレスが公開されます。

cc@gmail.comのメールを受信した人は、to@gmail.comへもメールを送信していることがわかります。
また、送信先のすべての人に自分のアドレスが公開されます。

ただし、to@gmail.comのメールを受信した人にもcc@ gmail.comのメールを受信した人にも、bcc@ gmail.comへメールを送信していることはわからず、bcc@gmail.comのメールアドレスは公開されません。

一方で、bcc@gmail.comのメールを受信した人には、同じメールがto@gmail.comとcc@ gmail.comへ送信されていることがわかります。

bcc@ gmail.comのメールを受信した人には、他のBCCに入っている人の名前やメールアドレスなどの情報は開示されません。

一斉送信メールを活用するシーンとは

ビジネスにおいて様々な場面で一斉送信メールが活用されています。
実際の活用例を挙げてみましょう。

自社・グループ会社への配信で活用

CCは、社内連絡やグループ会社での連絡手段としてよく活用されます。

例えば、社内の担当者がグループ会社の担当者とメールでやりとりする際、互いの会社に担当者が複数人いる場合は、他の担当者にもメールのやりとりを共有してほしい場合があります。

その場合は、メールのやりとりをする当事者以外の担当者をCCに入れて送信すると、当事者ではない人にもやりとりの内容を理解してもらえます。

また、場合によってはCCに入れて送信した人から意見や助言がもらえることもあるでしょう。

複数のメンバーで進めるプロジェクトの場合も、当事者同士はTOでやりとりして、他のメンバーはCCに入れて送信することで、当事者間のやりとりが共有でき、プロジェクトをスムーズに進めやすくなります。

会社内のやりとりでも、当事者同士はTOでやりとりして、上司はCCに入れて送信しておくと情報の共有ができ、上司の指示を仰ぎやすくなります。

上司に報告する場合も、情報を共有しているので話がすぐに伝わります。

キャンペーンメールで活用

キャンペーン情報を一斉送信する場合に、かつてはBCCが利用されていました。
しかしBCCを活用した誤配信は非常に多くなっています。

「本当はBCCに入れるアドレスを、CCに入れて送信してしまった・・・」

というヒューマンエラーが後を絶ちません。

自分はそんな間違いを起こさないと思っていても、起きてしまうのがヒューマンエラーなのです。

誤配信をしないためにも、絶対にBCCでキャンペーンメール送信するのは止めましょう！

お客様へのメール配信で活用

定期的なメルマガ配信をする際にも、かつてはBCCが使用されていました。
キャンペーンでの使用と同様、BCCで一斉送信した場合は、他のあて先メールアドレスなどは非公開になるからです。

また、今日でもよく見かけるのが、取引先の担当へ「退職のご挨拶」メールなどです。

同じ挨拶文を一斉に配信できるため、いまだに使われる手法ですが、ビジネス上のマナーの観点からみて、大変失礼な行為です。

送られた方は、あまり気持ちよくはないですよね。

「※BCCでの送信にて失礼いたします」

大切なお取引様です。失礼と思うのであれば、面倒でも一通一通送信しましょう。

また、定期的なメルマガや、ご挨拶メールもキャンペーンでのときと同じように誤配信の原因にもなりますので、BCCを使った一斉送信は止めましょう！

いくつか例を挙げてみましたが、かつてはよしとされていた、メールソフトを使った一斉送信は、トラブル防止のためにも、マナーの観点からも、やはり避けたほうがよいです。

どうやって一斉送信するの？

ではBCCを使わずにお客様へ一斉送信するためにはどうすればいいのかご紹介します。

メルマガ配信スタンドを使う

メルマガ配信スタンドとは、メーラーを使わずに所有リストに対して一斉にメールを配信することができます。

お名前.com メールマーケティングでは、メールの配信を予約して、指定した日時にメールを一斉送信できます。
また、配信数の上限を気にすることなく、何回でもベストなタイミングでメールの配信が行えます。

ターゲット配信という機能を活用すれば、「地域」「性別」「年齢」など、メールを配信したい対象をさまざまな属性で絞り込むことが可能です。
目的やターゲットにあわせながら文面を変えて配信することができるので、メール配信の効果がアップします。

お名前.com メールマーケティングは独自ドメインでの登録なので、信頼性が高まり受信者が安心して開封してくれるというメリットもあります。

テスト配信の機能もついているので、メール配信の本番前に担当者宛へテスト配信を行い、文面やレイアウトに問題がないかチェックすることもできますよ。

そして、BCCを利用した一斉送信に起こりうる誤配信も、メルマガ配信スタンドを使えば心配はありません。
なぜならメルマガ配信スタンドには誤配信防止機能がついてるからです。

誤配信防止機能とは承認者が作業者の配信設定をチェックして承認し、その後配信。
この承認作業を必須とすることで誤配信による企業・ブランドのイメージ低下や顧客離れを防ぐ機能です。

「お名前.com メールマーケティング」では複数のアカウントを作成することができます。
その複数アカウントに「作業者」と「承認者」の権限を振り分けることで、誤った設定のままの送信を防ぐことができます。

BCCを使わずに、安心して一斉送信ができるメルマガ配信スタンドを使いましょう！

一斉送信メールで気をつけたいこと

一斉送信メールは、正しく使わないと思わぬトラブルを招くことがあります。送信する前に、もう一度しっかり確認しておきましょう。

「TO」「CC」「BCC」の使い分けを徹底しよう

上記で述べた「TO」「CC」「BCC」の使い分けを徹底してミスのないように配信しましょう。

BCCで送るつもりがCCで一斉送信してしまった、となると、大切な個人情報が全ての送信先に開示されてしまいます。

特に多数の相手にメールを配信するときや多くのお客様にメールを送るときには、TOやCCに間違えて入れないようにくれぐれも注意しましょう。

役職者の順番や宛名の順番を間違わないようにしよう

宛先には、役職者を先に載せるようにしましょう。
一般社員と役職者へ同時にメールを送る場合、役職者の方を先に入力するのがマナーとされています。

しかし、社外のグループ会社などへ一斉送信する場合は、どのような順番で入力すれば良いのか判断がつきにくいことがありますよね。

そんなときは、名前を50音順かアルファベット順に並べることを意識しましょう。アドレス帳で宛先を整理しておけば、アルファベット順に並べてくれるので便利です。

宛先が多い場合は、エクセルなどを使って並べ替えをすると作業がはかどります。

情報漏えいには気をつけること

一斉送信の使い方を間違えてしまうとメールアドレスや情報が外部に漏えいしてしまい、信頼を損なってしまったり、場合によっては社会問題にまで発展することもあります。

ある大手の企業では、約1000人分の顧客メールアドレスを流出させたトラブルがありました。
同社が企画したキャンペーンの応募者を「BCC」ではなく「TO」に入れて送信したことがトラブルの原因です。

また、ある大手ゲームメーカーでも顧客メールアドレスを流出させるトラブルが発生しています。
キャンペーンの当選者に当選メールを配信する際、「BCC」で送信するべきところを「TO」で送信してしまい、700名ほどのユーザーの氏名やメールアドレスが流出しました。

このようなミスは企業だけに留まりません。

ある地方自治体でも、メールを「BCC」で送るべきところを「TO」で送信して、他の登録者のメールアドレスが漏えいするというトラブルが発生しています。

宛先の顧客や取引先だけでなく、自分を守るためにも、誤送信には気を付けたいものですね。

一斉送信のまとめ

今回は、一斉送信メールについて解説しました。一斉送信は便利な一方で、ミスをするとそのぶん代償が大きくなってしまう機能です。
ケアレスミスを防ぐためには、やはり送信前のチェックが欠かせません。

「TO」「CC」「BCC」の違いと、本文や宛名の見直しを徹底し、問題ないことを必ず確認するようにしましょう。

誤送信することなく、より安心してメールを一斉送信したいときには、メルマガ配信スタンドを利用すると安心ですね。